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Mehr Fluss in administrativen Prozessen!
Der Fokus von Lean Management ist es, in allen Unternehmensprozessen Fluss zu generieren. Was Wertstromanalyse und Wertstromdesign in der Produktion bedeuten und wie wir «Sehen lernen» können, war Inhalt eines früheren Wertblogs. Auch in der Administration helfen uns Wertstromanalyse und Wertstromdesign, die Prozesse zu analysieren und nachhaltig zu verbessern.
Hilfreiche Tipps für die Umsetzung von Wertstromanalyse und Wertstromdesign in der Administration finden Sie in diesem Buch:
«Lean Administration I: So werden Geschäftsprozesse transparent.
Schritt 1: Die Analyse. Workbook».
Bodo Wiegand
Deutsche Ausgabe; Lean Management Institut; Auflage: 1 (1. Juli 2004);
ISBN-10: 398095210X
Methode zur Erfassung des Ist-Zustandes und Darstellung eines optimierten Soll-Prozesses mit anschliessender Umsetzung
Die Wertstrom-Methode im Bereich der Administration wird als sogenannte «Schwimmbad-Darstellung» angewandt. Das heisst, dass Abteilungen und/oder Personen in «Schwimmbahnen» dargestellt werden. Die Prozessboxen stellen die Arbeitsschritte mit den entsprechenden Prozessdetails dar.
Zusätzlich zu den Prozessdetails werden die entsprechenden Zeitlinien eingetragen, welche beim Durchschreiten des Prozesses notwendig sind.
Zum Abschluss werden Verbesserungspotentiale ermittelt. Das heisst, es werden Verschwendungen im Prozess identifiziert und mit sogenannten «Kaizen-Blitzen» visualisiert. Mögliche Verschwendungen sind:
- Rückfragen generell
- Doppelarbeiten
- Unklare Verantwortlichkeiten
- Zu viele bzw. unklare Schnittstellen
- Zu lange Systemzeiten
- Zu lange Übergabezeiten
- Zu lange Zykluszeiten
- Engpässe
- Zu komplizierte Prozesse
- Unnötige Prozessschritte
- Stapelweises Abarbeiten
- Ungleiche Arbeitsverteilung
- Medienbrüche
Anwendung der Methode in der Praxis
In der Praxis wird oft auf Packpapier und Flipcharts visualisiert und es werden entsprechend grosse Wände benötigt. Dies sieht dann zum Beispiel so aus:
Vorgehensweise für das Wertstromdesign
Für den optimierten Prozess ist das Ziel, den Wertstrom sowohl vertikal als auch horizontal zu komprimieren. Dies bedeutet:
- Vertikale Komprimierung → Reduktion der Schnittstellen
- Horizontale Komprimierung → Reduktion der Durchlaufzeit
Wertstromdesign – Darstellung des Idealprozesses
Im nächsten Schritt wird nun das Wertstromdesign erstellt. Dabei handelt es sich um die Darstellung des optimierten Soll-Zustandes. Darin werden die erkannten Schwachpunkte eliminiert und Lösungsansätze hin zum verschwendungsfreien Prozess entwickelt. Der Idealprozess berücksichtigt die generellen Lean-Merkmale:
- Störungsfreiheit (keine Rückfragen, klare Verantwortlichkeiten der Schnittstellen)
- Fluss (minimale Schnittstellen, keine Bestände, sofortige Weitergabe, One-Piece-Flow, keine Übergabezeiten, minimale Systemzeiten)
- Takt (gleichmässige Arbeitsverteilung über den Prozess und über die Zeit, Kundentakt)
- Pull-Prinzip (Aufträge vom nachfolgenden Schritt ziehen und nicht vom vorhergehenden weiterdrücken)
Der Ideal-Prozess wird dann ebenfalls visuell dargestellt:
Umsetzung ist der Schlüssel zum Erfolg!
Wie bei der Methodenanwendung in der Produktion liegt der wesentliche Erfolgsfaktor auch in der Administration in der konsequenten Umsetzung des definierten Soll-Zustandes. Belassen Sie es nicht bei der Analyse, sondern sorgen Sie dafür, dass der optimierte Zustand konsequent umgesetzt wird.
Haben Sie bereits Erfahrungen mit dieser Methode im administrativen Umfeld gemacht? Gerne veröffentlichen wir diese in diesem Blog.
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