Funktions­analyse für Engpass­funktionen

Falls das bei Ihnen persönlich auch zutrifft, empfehle ich Ihnen, doch einmal eine Funktionsanalyse mit sich selber durchzuführen. Das Vorgehen dazu ist einfach und benötigt nur wenig Zeit:

1. Überlegen Sie sich, welche Tätigkeiten Sie über zwei Wochen hinaus eigentlich ausführen. Notieren Sie sich diese Tätigkeiten auf einer Liste (manuell oder Excel).
2. Führen Sie während zwei Wochen Buch darüber, wieviel Zeit Sie für die entsprechenden Tätigkeiten aufwenden. Notieren Sie dazu laufend nach jedem Wechsel der Tätigkeit die benötigte Zeit, nicht erst am Arbeitsende. Es geht dabei nicht um Sekunden. Auf fünf Minuten genau reicht völlig aus. Sie können dazu auch den «Zeitfressermesser» von Spiegel Online Für einen längeren Zeitraum ist er allerdings nicht geeignet.
3. Teilen Sie nun Ihre Tätigkeiten in folgende drei Klassen auf: a) Kerntätigkeiten, b) Nebentätigkeiten, c) Verschwendung.
   a) Kerntätigkeiten sind Tätigkeiten, für die Sie in Ihrer Funktion effektiv bezahlt werden. Für diese sollten Sie möglichst viel Zeit investieren können. Beispiele: Gespräch mit Mitarbeiter, Prozessaudit durchführen.
   b) Nebentätigkeiten sind Tätigkeiten, die zwar erledigt werden müssen, aber nicht zwingend von Ihnen. Sie sollten delegiert werden. Beispiele: Spesenabrechnung erstellen, Verpflegung organisieren für Workshop.
   c) Verschwendung sind unnötige Tätigkeiten, die von niemandem gemacht werden müssen, sondern einfach gestrichen werden sollten. Beispiel: Statistik erstellen, die niemand benötigt, Meeting ohne konkrete Massnahmen.
   Tätigkeiten, die Sie gerne erledigen, müssen leider nicht zwingend zu Ihren Kerntätigkeiten gehören, sondern gehören oft auch in die Kategorien Nebentätigkeiten oder sogar Verschwendung. Sind Sie diesbezüglich ehrlich mit sich selber und urteilen Sie knallhart.

4. Ziehen Sie nun die richtigen Schlüsse aus dem Ergebnis. Mit einer hohen Wahrscheinlichkeit werden Sie feststellen, dass die Kerntätigkeiten bei weitem unter 100% liegen. Überlegen Sie sich, an wen Sie welche Nebentätigkeiten delegieren und was sie gänzlich weglassen können, um mehr Zeit für Ihre Kerntätigkeiten zu bekommen.