Drei Methoden zur schnellen Verkürzung der Bearbeitungszeit im Büro

In den letzten Jahren haben viele Unternehmen in digitale Tools wie ERP, CAD/CAM und PLM investiert, um interne Prozesse zu unterstützen. Die Digitalisierung hat dazu beigetragen, eine immer breitere Produktpalette anzubieten, hat aber oft nicht ausgereicht, um auch die Durchlaufzeiten drastisch zu verkürzen. So bestehen typischerweise immer noch mehr als 95 Prozent der Durchlaufzeit aus Wartezeit an Schnittstellen. Oder immer noch werden in der Regel weniger als 5 Prozent der Zeit effektiv für einen Auftrag aufgewendet. Es gibt also noch deutlich Raum für Verbesserungen. Dabei reichen oft schon wenige organisatorische Massnahmen aus, um die Durchlaufzeit im Büro um 50 bis 80 Prozent zu senken.

Viele Büroabläufe sind unnötig komplex und auf mehrere Personen verteilt. Mit ein paar einfachen Massnahmen lässt sich die Zahl der Übergaben oft verringern, was die Bearbeitungszeit schnell verkürzen kann. Ein klassisches Beispiel ist die Kreditwürdigkeitsprüfung, bei der manchmal ein Formular durch die Buchhaltung gehen muss. Die Kreditwürdigkeitsprüfung ist jedoch ein einfacher Vorgang, der anderen Mitarbeitern im Prozess schnell beigebracht werden kann.

Die Parallelisierung von Büroschritten anstelle einer sequentiellen Abwicklung ist ebenfalls ein wirksames Mittel zur Verkürzung der Durchlaufzeit. Oft ist es möglich, dass die Einkaufsabteilung parallel zur Arbeitsvorbereitung bereits die Artikel mit langen Vorlaufzeiten bestellt, anstatt auf die vollständige Arbeitsvorbereitung zu warten.

Bild: Parallelisierung von AVOR und Einkauf

Verschiedene Auftragsarten verdienen einen eigenen Prozessablauf. So können einfache Bestellungen in einem „Fasttrack-Ablauf“ oft in weniger Schritten abgewickelt werden als komplexe oder neue Bestellungen. Indem nicht alle Aufträge denselben Prozess durchlaufen, werden die Ressourcen weniger belastet und gleichzeitig die Durchlaufzeiten verkürzt.

Bild: Vollständiger und Fasttrack-Prozess

Bei Büroprozessen hängt alles von guten Informationen ab. Bei kundenspezifischen Produkten sind die Bestellformulare oft unklar, unvollständig oder verlangen sogar unmögliche Produktkombinationen, wodurch viel wertvolle Zeit verloren geht. Solche Probleme entstehen zum Teil dadurch, dass die Verkaufsabteilung oder die Vertreter die Bestellformulare „über den Haufen werfen“ und die Aufgabe, die Bestellformulare zu sortieren, den Auftragsbearbeitern überlassen. Manchmal leiten Vertreter aufgrund langer Lieferzeiten Bestellformulare absichtlich frühzeitig mit unvollständigen Angaben weiter, um für ihren Kunden einen Produktionsplatz im Voraus zu reservieren.

Je nach Art des Problems bieten sich unterschiedliche Lösungen an:

• Verlagerung der Kontrolle und Verantwortung für die Korrektheit der Bestellformulare möglichst nahe an die Fehlerquelle (Vertrieb und Vertreternetz).
• Verwenden Sie standardisierte Bestellformulare und Checklisten mit festen Ausfüllfeldern und Pflichtfeldern (Produktkonfigurator) und sorgen Sie für eine gute Produktschulung des Verkaufspersonals.
• Bei technisch komplexen Produkten sollten die Verkäufer frühzeitig technische Spezialisten hinzuziehen, um spätere Probleme zu vermeiden.
  

  Quelle Bild: digitalconnectmag.com

Das wirksamste Instrument zur Verkürzung der Durchlaufzeiten im Büro ist oft die Bildung eines funktionsübergreifenden Teams, das die verschiedenen Disziplinen (Auftragsabwicklung, Planung, Einkauf, Verkauf, Arbeitsvorbereitung) in einem einzigen Team zusammenführt, das für den gesamten Prozess verantwortlich ist. In grösseren Unternehmen ist es oft notwendig, mehrere Teams zu bilden, die jeweils auf ein bestimmtes Produktsegment spezialisiert sind.

Die Magie eines solchen Teams beginnt bei der Kollokation: Die Teammitglieder werden an einem Ort zusammengebracht, zum Beispiel an derselben Tischinsel. Die Nähe der Teammitglieder verbessert die Kommunikation und kann die Durchlaufzeiten manchmal um die Hälfte oder mehr verkürzen.

Bild: Funktionelle Teams mit Barrieren vs. funktionsübergreifende Teams

Darüber hinaus sollte dem Cross-Training grosse Aufmerksamkeit geschenkt werden. Durch Cross-Training kann die Zahl der Übergaben und Schnittstellen reduziert werden, die Teammitglieder können füreinander einspringen, und das breitere Verständnis des Prozesses bringt Ideen zur Verbesserung des Prozesses selbst hervor.

In einer klassischen funktionalen Organisation liegt der Schwerpunkt auf der Steigerung der Effizienz einzelner Prozessschritte. Dies führt in der Regel zu Suboptimierungen, die das Ganze untergraben. Um dies zu vermeiden, sollten sich die Teams im Büro in erster Linie auf die Reduzierung der Durchlaufzeit konzentrieren. Denn die Durchlaufzeit ist ein gutes Mass für die Qualität der Teamzusammenarbeit. Teammitglieder, die gut zusammenarbeiten, balancieren die Arbeit besser aus, erleichtern sich gegenseitig die Arbeit und minimieren Übergabeprobleme, wodurch die Durchlaufzeit verringert wird. Damit solche Teams erfolgreich sind, muss auch die Organisationsstruktur geändert werden. Die Teammitglieder dürfen nicht mehr ihren alten hierarchischen Linien unterstellt sein, sondern müssen alle demselben Vorgesetzten unterstellt sein, um das alte „Abteilungsdenken“ zu durchbrechen.

Solche funktionsübergreifenden Teams sind ein Kernelement von QRM (Quick Response Management) wo sie als „Quick Response Office Cells“ (Q-ROCs) bezeichnet werden. QRM ist eine Strategie für Fertigungsunternehmen mit hohem Mix und geringem Volumen, die sich in erster Linie auf die Reduzierung der Durchlaufzeit konzentriert. Durch die Konzentration auf die Durchlaufzeit kann die Leistung des Gesamtsystems optimiert werden, wodurch unerwünschte Suboptimierungen vermieden werden. Ziel ist immer, dank kürzeren Lieferzeiten mehr Marktanteile zu gewinnen, ohne die Lagerbestände von Fertigware zu erhöhen.