Article de blog par David Moser
Combler le fossé entre les ventes et les opérations grâce à la réunion MPS
Dans de nombreuses entreprises, il existe une ``guerre`` inutile entre les ventes et les opérations. Les ventes se plaignent que les opérations ont des délais de livraison trop longs, que les dates de livraison ne sont pas respectées, que la qualité n'est pas au rendez-vous, qu'il n'y a pas assez de capacités pour pouvoir répondre aux besoins des clients et que les coûts sont trop élevés.
D'un autre côté, Operations se plaint que les Sales ne fournissent pas de prévisions fiables, que la check-list des Sales avec les spécifications requises est incomplète et remplie trop tard, que chaque commande a toujours la première priorité, que des modifications sont constamment apportées aux commandes de production déjà en cours ou que des produits qui n'ont jamais été fabriqués sont vendus.
Ce conflit provoque des têtes rouges et un stress inutile des deux côtés, alors qu'il serait si important pour l'entreprise que les ventes et les opérations travaillent bien ensemble.
Une méthode éprouvée pour enterrer la hache de guerre entre les opérations et les ventes est d’introduire une réunion MPS régulière (= mensuelle). MPS signifie Master Production Schedule.
Lors de la réunion MPS, les ventes et les opérations conviennent ensemble de ce qui doit être acheté, produit et vendu au cours des 12 prochains mois (toujours par roulement), et ce pour les nouveaux produits ainsi que pour les pièces de rechange. Outre les parties mentionnées, je recommande d’inclure également le service financier dans la réunion, car les décisions prises lors de la réunion peuvent être très importantes en termes de trésorerie, surtout lorsque les délais d’approvisionnement et de paiement sont longs.
La réunion MPS nécessite une préparation adéquate de la part de tous les participants. Sales prépare un plan de vente pour les 12 prochains mois. Ce plan comprend d’une part les commandes existantes et d’autre part les prévisions, toujours en toute bonne foi. Le plan comprend les produits et les dates de livraison prévues, généralement à la semaine près pour les biens d’investissement, et au mois pour les autres. Il est important d’inclure aussi bien les nouveaux produits que les pièces de rechange pour les produits existants sur le terrain. Idéalement, ce plan est mis à disposition une semaine avant la réunion MPS Operations.
Operations établit le plan de production en essayant de réaliser le plan de vente le plus précisément possible. Si le plan de vente comprend des pics importants ou le fameux « bâton de hockey » vers la fin de l’année civile, Operations doit niveler et lisser le plan pour que les capacités soient toujours suffisantes. En se basant sur la situation actuelle de l’approvisionnement sur le marché, Operations élabore également une proposition sur la quantité de matériel à commander et à acquérir jusqu’à quand, afin de pouvoir également mettre en œuvre le plan. Il en va de même pour les capacités manquantes. Quand faut-il recruter et former du personnel supplémentaire ou quel est le matériel de production supplémentaire nécessaire qui n’a pas encore été budgétisé et à quel moment?
Lors de la réunion MPS, les deux plans sont présentés et discutés ensemble. L’objectif est qu’à la fin de la réunion, il y ait un consensus entre Sales, Operations et Finance sur ce qui doit être acheté, produit et vendu au cours des 12 prochains mois et sur les stocks et les capacités de production qui doivent être constitués (ou réduits) à cet effet. Sales, Operations et Finance « s’engagent » tous. Le plan ainsi élaboré en commun est donc contraignant pour toutes les parties.
La toute première réunion MPS est celle qui nécessite le plus de préparation et de discussions. Dans toutes les réunions MPS suivantes, seuls les changements intervenus depuis la dernière réunion sont discutés. Il s’agit bien sûr du mois supplémentaire à la fin de la période de 12 mois glissante, mais aussi des changements de dernière minute basés sur de nouvelles connaissances du côté du client ou de l’approvisionnement.
Au début, il est possible de travailler avec des listes Excel. Mais pour que la préparation soit aussi efficace que possible, il vaut la peine, après un certain temps, d’intégrer le système ERP et – s’il existe – le système MES et, si nécessaire, de les faire programmer en conséquence, afin que les plans puissent être créés et traités directement dans les systèmes correspondants.
Expérience personnelle
L’expérience personnelle montre que la réunion MPS permet d’établir une bonne compréhension mutuelle et d’augmenter fortement l’engagement réciproque. Beaucoup de stress et d’agitation sont évités, car « nous avons tout de même convenu cela ensemble lors de la dernière réunion MPS ».
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