3 Tipps für die Workshop-Arbeit

Legen Sie zu Beginn des Workshops und/oder des Lean-Projektes die Zielsetzung fest. Notieren Sie diese auf einem Flipchart und hängen Sie das Papier an die Wand, sodass die zu erreichenden Ziele jederzeit für das Workshop-Team sichtbar sind. Das hilft Ihnen, das Team fokussiert zu halten und zu vermeiden, dass zu viel Zeit für Nebendiskussionen verloren geht, die nichts oder nur am Rande mit der Zielsetzung zu tun haben. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie bei jeder Zwischenpräsentation Ihr Publikum mit dem Zielsetzungsflipchart zu Beginn zum Thema «abholen» können.

Ganz wichtig: Stellen Sie sicher, dass Sie in einem Projekt, das über mehrere Workshops abgewickelt wird, immer die gleiche Teamzusammensetzung haben. Lassen Sie nur im äussersten Notfall zu, dass Stellvertreter auftauchen. Sie beginnen sonst immer wieder von vorn, wenn neue Leute dazu kommen, die nicht oder nur unzureichend vorgängig «gebrieft» wurden. Der dadurch entstehende Zeitverlust ist nicht mehr aufzuholen und wird sich fast mit Sicherheit auf das Resultat der Workshop-Arbeit negativ auswirken.

Die ideale Teamgrösse liegt übrigens zwischen fünf und maximal sieben Personen. Bei mehr Leuten wird es schwierig, alle jederzeit sinnvoll zu beschäftigen.

Versuchen Sie nicht, den Workshop auf dem Laptop laufend «live» mitzudokumentieren. Verwenden Sie stattdessen einen Flipchart. Flipchartpapiere haben den grossen Vorteil, dass sie an die Wand geklebt werden können und somit jederzeit für alle sichtbar sind. Falls Ihnen kein fixer Projektraum zur Verfügung steht, können Sie die Papiere am Workshop-Ende mitnehmen und zum nächsten Workshop wieder an die Wand kleben. (Whiteboards sind weniger geeignet, weil sie irgendwann voll sind und ausgewischt werden müssen.) Schreiben Sie ordentlich mit blauem Filzstift. Dann können Sie am Ende die Papiere abfotografieren. So ist die Workshop-Doku auch in elektronischer Form einfach und rasch sichergestellt.

Damit die Papiere auch bei Korrekturen leserlich bleiben, empfehle ich das weisse Post-it Korrekturband von 3M, erhältlich zum Beispiel bei OfficeWorld.