Un­ter­brech­ungen mindern unsere Ef­fi­zi­enz

Über ein bis zwei Wochen durchgeführte Funktionsanalysen mit Störungsmatrix in verschiedenen Unternehmen haben ergeben, dass gerade an Büroarbeitsplätzen (Entwicklung, Verkauf, Einkauf, Produktmanagement, etc.) sehr viele Tätigkeiten geprägt sind von Unterbrechungen. Sehr oft arbeiten die Mitarbeitenden kaum länger als 10-15 Minuten ohne Unterbrechung. Dies hat mitunter folgende Ursachen:

• Viele Störungen durch Kollegen, Vorgesetzte, Projektleiter etc.
• Unterbrechungen durch viele Meetings, Kurzbesprechungen, Infos etc.
• Häufiges checken von E-Mails, im Extremfall sogar durch dauernde Popups
• Viele Telefonanrufe mit teilweise belanglosen Inhalten (zum Beispiel: «Hast Du gesehen, ich habe Dir vor fünf Minuten eine E-Mail geschickt»)

Werden diese Störungen einmal detailliert ausgewertet, stellen wir oft fest, dass diese häufig aus dem direkten Arbeitsumfeld erfolgen. So zum Beispiel:

• Kollegen aus der eigenen Abteilung, welche eine «kleine Frage» haben
• Linienvorgesetze, welche sich nach dem Stand der Arbeiten erkundigen oder eine «kurze» Zwischenarbeit haben
• Projektleiter, welche sich erkundigen, wie der Stand der Arbeiten ist oder warum man nicht auf Termin abgeliefert hat
• Ablenkungen durch häufiges (unnötiges) Checken von E-Mails
• und so weiter…

Gerade bei kleinen Unterbrechungen fehlt oft das Bewusstsein, wie schädlich diese auf unsere Effizienz sind.
Ich höre auch oft, dass wichtige Arbeiten (gibt es auch andere?) jeweils früh morgens oder an einem Samstagvormittag erledigt werden. Zu diesem Zeitpunkt haben viele noch «störungsfreie» Zeit, um in Ruhe etwas abzuarbeiten. Genaue diese Zeiträume sollten wir uns aber von Montag bis Freitag zwischen 08:00 und 17:00 Uhr einrichten, um an unseren Kerntätigkeiten konzentriert dranzubleiben.

Störungsfreie Zeit muss organisiert werden. Es geht nicht, dass ich einfach das Schild an die Bürotüre hänge mit «Bitte nicht stören» oder das Telefon einfach nicht mehr abnehme, denn dies führt nur zu schlechter Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen und Bürokollegen.

Vielversprechendere Ansätze sind darum zum Beispiel:

• Telefone von 08:30 – 11:30 Uhr auf eine Person in der Abteilung umleiten, welche dann dem Anrufer weiterhilft. Nach 11:30 Uhr werden die Aufgaben erledigt, welche die Person nicht lösen konnte. Diese Person kann wöchentlich wechseln. Somit hat jeder einmal mehrere Wochen störungsfreie Zeit.
• Sitzungen und planbare Unterbrechungen direkt vor oder nach Pausen legen, dann unterbrechen diese den Tag weniger.
• E-Mail-Popups ausschalten und selber keine E-Mails versenden, die innerhalb von Stunden auf eine Antwort warten. Zweimal am Tag E-Mails checken sollten reichen, zum Beispiel 1x am Vormittag und 1x am Nachmittag.
• Vorher überlegen, ob ich meine Mitarbeiter jetzt unterbrechen soll oder ob die Frage auch direkt vor oder nach einer Pause gestellt werden kann.

Wenn ich in Unternehmen darüber diskutiere, dass Unterbrechungen unserer Effizienz schaden, sind praktisch alle damit einverstanden und sehen das auch so. Ich werde dann oft gefragt, wie viele Unterbrechungen dann «gut» seien und was angestrebt werden soll. Diese nicht einfache Frage beantworte ich jeweils so: «Die Hälfte von heute ist gut». Wichtig ist nicht die genaue Zahl, sondern die Tatsache, dass man dagegen etwas unternimmt und am besten gleich heute damit beginnt.
Ich hoffe, Sie haben diesen Blogbeitrag ohne Unterbrechung zu Ende gelesen und können sich jetzt der nächsten unterbrechungsfreien Arbeit widmen.