Standards sind in allen Unternehmens­bereichen sinnvoll und von den Team­leitenden durch­zu­setzen

Warum Standards sind und welche sie bieten, habe ich bereits in früheren Blogbeiträgen geschildert. In diesem Beitrag gehe ich auf die Etablierung von Standards ein.

In der Lean-Beratung stellen wir fest, dass Standards in vielen Unternehmen nicht sehr populär sind. Es werden mehrere Argumente gegen sie ins Feld geführt. Darunter beispielsweise, dass nicht Massenanfertigungen, sondern individuellen Produkte hergestellt werden. Allerdings können auch im Projektgeschäft viele Tätigkeiten nach einem Standard ablaufen. So können Standard-Projektpläne, Visualisierungen und Reportings eingeführt werden und auch Detailtätigkeiten wie Montage, Tests oder das Umrüsten einer Maschine können nach Standards verlaufen. Ein weiteres Argument ist, dass selbstdenkende Mitarbeitende beschäftigt werden. Diese Aussage steht jedoch nicht im Kontrast zu Standards. Gute Führungskräfte sind insbesondere interessiert an Ideen von Mitarbeitenden, wie ein Ablauf verbessert werden kann. Auch das Argument, dass Standards automatisch höheren Druck für die Mitarbeitenden bedeuten, ist nicht stichhaltig. Die Arbeit kann im Gegenteil leichter werden, weil sie gleichmässiger wird. Die Qualität wird höher und Verbesserungsmöglichkeiten werden besser sichtbar. Nicht zuletzt werden mangelnde Zeit und sich ständig verändernde Produkte als Argument gegen Standards genannt. Dies zeigt jedoch nur, dass Führungskräfte ihre Zeit nicht richtig einsetzen. Weil eben nicht nach Standards gearbeitet wird und somit viel schiefgeht. Ein wahrer Teufelskreis, aus dem es auszubrechen gilt, beispielsweise durch Standard-Führungstätigkeit.

Es besteht kein Zweifel, dass das Erarbeiten, Dokumentieren, Trainieren und Überprüfen von Standards harte Knochenarbeit ist. Nur wer die Vorteile von Standards erkannt hat, wird sich die entsprechende Mühe machen. Der Aufwand lohnt sich auf jeden Fall. Beim Erstellen von Standards sind folgende Regeln zu beachten:

1. Standards müssen klar, verständlich, dokumentiert und messbar sein. Unklare Standards führen zu Unsicherheit.
2. Standards müssen relevant sein. Standards sind mit Kosten verbunden, d.h. den Standard einzuhalten muss einen Vorteil bringen.
3. Standards sind zu kommunizieren und zu trainieren. Niemand darf überrascht sein, wenn Bezug auf einen Standard genommen wird.
4. Standards sind durchzusetzen. Es muss allen klar sein, was passiert, wenn ein Standard nicht eingehalten wird.

Es ist meiner Ansicht nach eine zentrale Aufgabe der Führungskräfte, dafür zu sorgen, dass im Unternehmen Standardarbeit praktiziert wird. Gerade Teamleitende werden primär dafür bezahlt, dass ihre Mitarbeitenden nach Standards arbeiten und zusätzlich Verbesserungsideen einbringen. Sie etablieren Standards, trainieren diese und überprüfen regelmässig deren Einhaltung. Bei Abweichungen oder Problemen nehmen sie korrigierend Einfluss und unterstützen die Mitarbeitenden dabei, wieder auf Kurs zu kommen. Kontrollieren und korrigieren ist nicht immer angenehm, sondern braucht Überwindung. Daran scheitern in der Praxis viele, und die Standards versanden.

Grundsätzlich können und sollen für alle wichtigen Tätigkeiten Standards bzw. Standardarbeit definiert werden. Das gilt auch für Unternehmen, die im Projektgeschäft tätig sind. Nicht nur in der Produktion, sondern auch in der Administration (Standard-Offerte) oder der Entwicklung (Standard-Projektplan).

Die Zeit jeder Führungskraft ist knapp. Deswegen muss sie sinnvoll genutzt werden. Am besten gelingt das, indem die Führungstätigkeiten auch standardisiert werden. Ein sich wiederholender Wochenplan listet die wichtigen Aktivitäten auf. Es geht dabei nicht darum, die Woche lückenlos zu verplanen, das kann nicht durchgehalten werden. Aber einige Eckpunkte, die zwingend notwendig sind, sollten erfasst werden. Dazu gehören folgende Tätigkeiten:

• Shopfloor Besprechungen
• Go & See vor Ort
• Zeit für Prozessverbesserungen
• Zeit, um Mitarbeitende auszubilden und weiterzuentwickeln
• Prozess-Audits zur Überprüfung von Standards
• 1:1-Gespräche mit Mitarbeitenden und Vorgesetztem

Ich empfehle, einen Wochenplan zu erstellen, öffentlich auszuhängen und jeweils abzuhaken. Das erzeugt Druck, ihn auch einzuhalten. Anstelle von einem Wochenplan kann auch mit T-Cards gearbeitet werden. Ist eine Tätigkeit erledigt, wird die entsprechende Karte von Rot auf Grün umgedreht.

Standards und Standardarbeit sind im Lean Management mächtige Elemente, auf die nicht verzichtet werden darf. Sie führen zu reproduzierbarer Effizienz und Qualität und bilden die Basis für Prozessverbesserungen.