Sitzungen: Ein not­wendiges Übel oder doch ein Führungs­instrument?

Dieser vergilbte Zettel mit Regeln zur sozialen Interaktion in Unternehmen war bereits in den 70er-Jahren bei Philips in Gebrauch und löst beim ersten Hinsehen vielleicht ein Schmunzeln aus. Doch die abgebildeten Aussagen bringen vieles auf den Punkt. Auch 46 Jahre später haben sie ihren Wert beibehalten. Wenn die 6 genannten Grundregeln der Diskussionsführung konsequent umgesetzt werden, lässt sich viel Zeit sparen. Achten Sie sich in der nächsten Sitzung darauf, in wie vielen Fällen sich die Teilnehmer reinreden und nicht ausreden lassen. Eine Unart, die der Sitzungsleiter in aller Form abstellen sollte.

Ich rufe gerne den dazu passenden Punkt auf unserer (leider etwas eingeschlafenen) Wertekarte in Erinnerung: Ich höre unvoreingenommen zu und lasse mein Gegenüber aussprechen. Passend dazu sind genannte Aussage und nachfolgenden Werte auf der Rückseite des Zettels nochmals erwähnt.

Werte:

• Respekt
• Ehrlickeit
• Verantwortung
• Unvoreingenommenheit

So verhalten wir uns:

• Ich höre unvoreingenommen zu und lasse mein Gegenüber aussprechen.
• Ich ersuche um Hilfe und gewähre sie.
• Ich setze Entscheide entschlossen um.
• Ich halte Vereinbarungen und Absprachen termingerecht ein.
• Ich stehe zu meiner Meinung und teile sie mit.
• Ich spreche Dinge offen an und trage Konflikte offen aus.
• Wir sind stolz auf unsere Erfolge und feiern sie.

Mit diesen wenigen Verhaltensregeln lassen sich viele Probleme im Tagesgeschäft oder in den unzähligen Projekten einfacher ansprechen und lösen. Dies ist nicht immer einfach, das ist mir klar. Es braucht Mut, sich zu exponieren. Doch wie sagt der Fischer: «Nur tote Fische schwimmen mit dem Strom». Wenn sich alle an die genannten Werte halten und diese leben, werden sie zu einem Teil der Unternehmenskultur.

Eine gezielte, straffe Sitzungsführung gehört ebenfalls zu Lean Management (WERT-VOLL) und somit zur Prozessoptimierung. Sie verschafft uns wertvolle Zeit, um andere Dinge zu tun, z.B. um Beschlüsse umzusetzen. Sitzungen sind natürlich ein notwendiges Übel – aber richtig eingesetzt sind sie ein wichtiges Führungsinstrument. Wichtig ist auch das pünktliche Beginnen der Sitzungen und das ebenso wichtige pünktliche Beenden derselben. Wieso müssen 5-7 Teilnehmer warten, wenn 2-3 Teilnehmer noch nicht anwesend sind? Das ist ein nicht zu duldender Schlendrian, welcher den verspäteten Kolleginnen und Kollegen signalisiert: «Kein Problem, die warten ja auf mich.» Ich bin gespannt auf die nächsten Sitzungen und beobachte gerne das «neue (alte) Verhalten».