Früh­zeitige Ein­bind­ung der IT

Die Optimierung von administrativen Abläufen folgt dem gleichen Modell wie in der Produktion. Zuerst wird der bestehende Ablauf im Detail analysiert, danach ein Soll-Prozess entwickelt, der dann umgesetzt wird. Mit dem neuen Prozess werden Erfahrungen gesammelt, die dann im Finetuning ausgewertet werden. Siehe dazu auch den entsprechenden Beitrag über das Sieben-Phasen-Modell in diesem Blog.

Im Gegensatz zur Produktion wird aber im administrativen Bereich fast immer die IT benötigt. Es geht oft darum, Workflows im ERP-System zu erstellen, solche zu automatisieren oder Auswertungen und Reports automatisch zu generieren. Diese Dinge werden typischerweise in der «Soll-Prozess»-Phase definiert. Wer erst jetzt einen Vertreter der IT-Abteilung kommen lässt, um die Anforderungen zu erläutern, läuft Gefahr, dass das Optimierungsprojekt gewaltig ins Stocken gerät. Fast bei allen Unternehmen ist die IT überlastet. Die entsprechende Projektliste ist lang bzw. die IT ist über Monate, manchmal sogar Jahre, ausgebucht.

Ich empfehle deshalb, die IT sehr frühzeitig, das heisst schon in der Planungsphase des Lean-Projektes, zu involvieren. Das Minimalziel dabei ist, dass die IT entsprechend Kapazitäten bereit hält oder diese organisiert, zum Beispiel durch externe Unterstützung bei der Programmierung. Ganz ideal ist es, wenn ein IT-Vertreter im Projektteam schon während der Ist-Analyse und bei der Erarbeitung des Soll-Prozesses mit dabei ist. In diesem Fall bekommt die IT ein sehr gutes Verständnis über den Prozess und kann damit eine optimale Unterstützung bieten.